Als wir mit der Organisation dieses Retreats begannen, standen wir vor einer großen Herausforderung: Wir wollten ein internationales Team, das aus Brasilien, Schweden, Deutschland und Spanien im Homeoffice arbeitete, für fünf Tage zusammenbringen.
Es ging nicht nur darum, eine Unterkunft zu finden und ein paar Aktivitäten zu buchen. Wir mussten einen Ort koordinieren, an dem die ganze Gruppe unterkommen konnte, einen geeigneten Raum zum Arbeiten und ein Programm, das zum Rhythmus des Aufenthalts passte.
Das Retreat fand in der ersten Juniwoche in Agaete, im Norden von Gran Canaria, statt. Das Team wohnte im „El Cabo Coliving“ und nutzte den zur Unterkunft gehörenden Coworking-Bereich, um seine Arbeitstage zu gestalten.
Das ist ein echtes Beispiel dafür, wie wir mit Repeople zusammengearbeitet haben – einem Dienstleistungsunternehmen für digitale Nomaden, Remote-Mitarbeiter und Firmen –, um ein Firmen-Retreat auf Gran Canaria für 55 Teilnehmer zu organisieren.
Der Ausgangspunkt: ein internationales Team zusammenbringen
Obwohl alle zum selben Unternehmen gehörten, gingen sie ihrer üblichen Tätigkeit aus verschiedenen Ländern nach.
In Remote-Teams findet ein Großteil der Kommunikation über Videoanrufe, Nachrichten und digitale Tools statt. Während dieses Retreats konnten sich die Teammitglieder persönlich treffen und hatten einen Ort, an dem sie weiterarbeiten konnten.
Die Größe der Gruppe bestimmte einen Großteil der Organisation. Eine „Workation“ für ein paar Kollegen erfordert nicht dieselbe Planung wie ein Event dieser Größenordnung.
Es musste sichergestellt werden, dass die Räumlichkeiten den beruflichen Anforderungen des Teams entsprachen und dass die verschiedenen Programmpunkte koordiniert ablaufen konnten.
Agaete als Ausgangspunkt der Erfahrung
Das Team wohnte im „El Cabo Coliving“ und arbeitete vom Coworking-Space in Agaete aus, der mit der Unterkunft verbunden ist.
Die Wahl beider Orte war besonders wichtig. Die Unterkunft musste den Bedürfnissen der Gruppe entsprechen, während der Coworking-Space die notwendigen Voraussetzungen für Besprechungen und Präsentationen bieten musste.
So wurde Agaete zur Basis des Erlebnisses. Von dort aus konnten sich die Teilnehmer außerhalb ihrer beruflichen Tätigkeit kennenlernen, sich über Unternehmensprojekte austauschen und abstimmen sowie an den im Programm enthaltenen Angeboten teilnehmen.
Für uns ist der Arbeitsbereich kein nebensächliches Element bei einer Workation oder einem Retreat. Ein Reiseziel kann zwar sehr attraktiv sein, muss den Teilnehmern aber auch ermöglichen, ihren Arbeitstag bequem zu gestalten.
Die Internetverbindung, das Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, Besprechungen abzuhalten, müssen von Anfang an berücksichtigt werden. So lässt sich der Ortswechsel nahtlos in das Erlebnis integrieren, ohne die Ziele des Teams zu beeinträchtigen.
Ein Programm, das über Coworking hinausgeht
Das Retreat umfasste außerdem vier Aktivitäten:
Einen Besuch mit Verkostung auf einem Weingut.
Eine Padel-Aktivität.
Ein Paella-Showcooking.
Eine Party auf einem Landgut in der Gegend.
Der Besuch mit Verkostung brachte der Gruppe einen der Orte in der Umgebung näher. Das Padel sorgte für sportliche Abwechslung, während das Showcooking und die Party gemeinsame Momente abseits des beruflichen Kontexts boten.
Das Programm verband somit Arbeit, Gastronomie, Sport und Erlebnisse, die mit dem Reiseziel verbunden waren.
Nicht jedes Unternehmen braucht denselben Ablauf. Die Aktivitäten sollten im Rahmen der Aufenthaltsdauer und der Eigenschaften der Gruppe Sinn ergeben, anstatt nur dazu da zu sein, das Programm zu füllen.
Was außerhalb eines Videoanrufs passieren kann
An einem normalen Tag im Homeoffice haben Gespräche meist ein konkretes Ziel. Man beruft eine Besprechung ein, bespricht ein Projekt oder erledigt eine Aufgabe. Wenn es vorbei ist, kehrt jeder wieder an seinen eigenen Arbeitsplatz zurück.
Wenn man sich mehrere Tage lang persönlich trifft, entstehen auch Momente außerhalb dieser geplanten Besprechungen: gemeinsame Mahlzeiten, Wege, Aktivitäten und informelle Gespräche.
Das ist kein Ersatz für die Remote-Arbeit und bedeutet auch nicht, dass alle Teams ständig zusammen sein müssen. Es ist einfach eine einmalige Gelegenheit, Zeit in einem anderen Umfeld miteinander zu verbringen.
In diesem Fall konnte sich die Gruppe zum ersten Mal persönlich kennenlernen, über Projekte sprechen, an denen sie gemeinsam arbeiten, und gleichzeitig einen gemeinsamen Aufenthalt auf Gran Canaria genießen.
Die Koordination, die auf den Fotos nicht zu sehen ist
Wenn wir Bilder von einem Retreat sehen, achten wir normalerweise auf die Räumlichkeiten, die Mahlzeiten oder die Aktivitäten. Hinter jeder dieser Szenen steckt jedoch eine Koordinationsarbeit, die nicht immer wahrgenommen wird.
Die Organisation muss perfekt aufeinander abgestimmt sein: Unterkunft, Transport, Coworking, Mahlzeiten und die im Programm enthaltenen Angebote. Denn bei so großen Gruppen ist ohnehin schon eine gute Portion Improvisation gefragt, um unvorhergesehene Ereignisse und Last-Minute-Wünsche zu bewältigen – daher muss zumindest die organisatorische Grundlage so präzise wie möglich sein.
Während des Aufenthalts standen wir jederzeit zur Verfügung und hielten Kontakt zu dem Mitarbeiter des Unternehmens, der die Reise gemeinsam mit uns vorbereitet hatte. Wir waren in den chaotischsten Momenten dabei, wie bei der Ankunft oder beim schnellen Wechsel zwischen den Aktivitäten. Genau diese Begleitung war einer der Aspekte, die in der anschließenden Bewertung besonders hervorgehoben wurden.
Das ist einer der wesentlichen Teile der Erfahrung. Eine gut durchdachte Organisation hängt nicht nur davon ab, dass alle Buchungen bestätigt sind. Sie erfordert auch Kommunikation und Nachverfolgung, während das Programm abläuft.
Die Nachricht, die wir am Ende erhielten
Am Ende des Retreats schickte uns der Ansprechpartner aus dem Unternehmen, der die Reise gemeinsam mit uns organisiert hatte, folgende Nachricht:
„Ich bin gerade in Barcelona angekommen. Ich wollte mich bei dir für all deine Hilfe in den letzten Tagen bedanken. Wir hatten eine tolle Zeit und ich muss sagen, dass alles perfekt organisiert war. Danke auch, dass du uns immer über die Gruppe auf dem Laufenden gehalten hast und jederzeit so hilfsbereit und professionell warst. Du, Christian und der Rest des Teams habt hervorragende Arbeit geleistet. Ich hatte keinen Zweifel daran, dass es ein Erfolg werden würde, aber es hat meine Erwartungen noch übertroffen. Es war eine wirklich wundervolle Erfahrung. Nochmals vielen Dank für alles!“
Ihre Worte fassen die Arbeit dieser Tage gut zusammen: ein konkretes Beispiel dafür, wie wir arbeiten, und das uns Zufriedenheit und Stolz beschert hat.
Warum jedes Retreat ein individuelles Konzept braucht
Keine zwei Gruppen sind gleich. Die Teilnehmerzahl, die Dauer des Aufenthalts und die Arbeitsweise des Unternehmens beeinflussen die Organisation direkt.
Bevor wir ein Konzept entwerfen, müssen wir einige grundlegende Aspekte kennen:
Wie viele Personen teilnehmen werden.
Wie lange sie auf der Insel bleiben werden.
Welche Räumlichkeiten sie zum Arbeiten benötigen.
Welche Aktivitäten sie einbauen möchten.
Welchen Rhythmus sie einhalten möchten.
Anhand dieser Informationen können wir die Unterkunft, den Arbeitsort, die Aktivitäten und die notwendige Koordination festlegen.
Ein Erlebnis individuell zu gestalten bedeutet, die Bedürfnisse des Teams zu verstehen und das Angebot darauf abzustimmen – statt einfach nur endlos viele Pläne hinzuzufügen.
Was wir von den Teams lernen, die nach Gran Canaria kommen
Dieses Retreat hat außerdem drei Aspekte bestätigt, die wir bei der Vorbereitung neuer Erlebnisse berücksichtigen:
Alle Elemente – Unterkunft, Arbeitsbereich, Aktivitäten und Kommunikation – müssen miteinander verzahnt sein und nicht als separate Buchungen funktionieren.
Die Koordination endet nicht, sobald die Gruppe ankommt: Auch während des Aufenthalts erreichbar zu sein, gehört zur Arbeit dazu.
Kein Programm ist universell: Die Größe der Gruppe und ihre Arbeitsweise bestimmen, welche Aktivitäten sinnvoll sind und welche nicht.
Denkst du darüber nach, ein Firmen-Retreat auf Gran Canaria zu organisieren?
Bei Oceanworking gestalten wir Workations und Retreats, die genau auf die Besonderheiten jeder Gruppe zugeschnitten sind.
Bevor wir ein Angebot erstellen, versuchen wir zu verstehen, wie das Team ist, wie lange der Aufenthalt dauern wird und welche Art von Erlebnis ihr erleben möchtet.
Wenn du überlegst, einen Firmen-Retreat auf Gran Canaria zu organisieren, sag uns doch einfach, wie viele Leute ihr seid, wie viele Tage ihr auf der Insel bleiben wollt und welche Bedürfnisse ihr habt.
Denn hinter einem Retreat steckt viel mehr als nur eine Unterkunft und eine Liste mit Aktivitäten. Es geht um ein Team, mehrere gemeinsame Tage und ein Erlebnis, bei dem alles zusammenpassen muss.
Wir können dir helfen, ein Angebot zu erstellen, das auf die Gruppengröße, die Aufenthaltsdauer und eure beruflichen Anforderungen zugeschnitten ist.