Cuando empezamos a organizar este retreat, teníamos por delante un reto importante: reunir durante cinco días a un equipo internacional que trabajaba en remoto desde Brasil, Suecia, Alemania y España.
No se trataba solamente de encontrar alojamiento y reservar algunas actividades. Necesitábamos coordinar un lugar en el que todo el grupo pudiera quedarse, un espacio adecuado para trabajar y un programa que encajara con el ritmo de la estancia.
La experiencia tuvo lugar durante la primera semana de junio en Agaete, al norte de Gran Canaria. El equipo se alojó en El Cabo Coliving y utilizó el coworking asociado al alojamiento para desarrollar sus jornadas profesionales.
Este es el caso real de cómo colaboramos con Repeople, una empresa de servicios dirigidos a nómadas digitales, trabajadores remotos y empresas para organizar un retreat de empresa en Gran Canaria para 55 participantes.
El punto de partida: reunir a un equipo internacional
Aunque todas las personas pertenecían a la misma empresa, desarrollaban su actividad habitual desde distintos países.
En los equipos remotos, gran parte de la comunicación se produce a través de videollamadas, mensajes y herramientas digitales. Durante este retreat, sus integrantes pudieron coincidir presencialmente y disponer de un espacio desde el que continuar trabajando.
El tamaño del grupo condicionaba buena parte de la organización. No requiere la misma planificación una workation para unos pocos compañeros que una experiencia de estas dimensiones.
Era necesario comprobar que los espacios respondieran a las necesidades profesionales del equipo y que las distintas partes del programa pudieran desarrollarse de manera coordinada.
Agaete como base de la experiencia
El equipo se alojó en El Cabo Coliving y trabajó desde el coworking situado en Agaete y asociado al alojamiento.
La elección de ambos lugares era especialmente importante. El alojamiento debía responder a las necesidades del grupo, mientras que el coworking tenía que ofrecer las condiciones necesarias para hacer reuniones y presentaciones.
Agaete se convirtió así en la base de la experiencia. Desde allí, los participantes podían conocerse fuera de su actividad profesional, confrontarse y alinearse sobre proyectos de empresa y sumarse a las propuestas incluidas en el programa.
Para nosotros, el espacio de trabajo no es un elemento secundario dentro de una workation o un retreat. Un destino puede resultar muy atractivo, pero también debe permitir que las personas desarrollen su jornada con comodidad.
La conexión, el entorno de trabajo y la posibilidad de hacer reuniones deben estar contempladas desde el principio. Así, el cambio de escenario puede integrarse en la experiencia sin obstaculizar los objetivos del equipo.
Un programa más allá del coworking
El retreat también incluía cuatro actividades:
Una visita con degustación en una finca.
Una actividad de pádel.
Un showcooking de paella.
Una fiesta en una finca de la zona.
La visita con degustación acercó al grupo a uno de los espacios del entorno. El pádel incorporó una propuesta deportiva, mientras que el showcooking y la fiesta ofrecieron momentos compartidos fuera del contexto profesional.
El programa combinaba así trabajo, gastronomía, deporte y experiencias vinculadas al destino.
No todas las empresas necesitan el mismo tipo de agenda. Las actividades deben tener sentido dentro de la duración de la estancia y de las características del grupo, en lugar de añadirse únicamente para llenar el programa.
Lo que puede suceder fuera de una videollamada
Durante una jornada habitual de trabajo remoto, las conversaciones suelen tener un objetivo concreto. Se convoca una reunión, se revisa un proyecto o se resuelve una tarea. Cuando termina, cada persona vuelve a su propio espacio.
Al coincidir presencialmente durante varios días, también aparecen momentos fuera de esas reuniones programadas: comidas, trayectos, actividades y conversaciones informales.
Esto no sustituye el trabajo remoto, ni implica que todos los equipos deban convivir de forma constante. Es, simplemente, una oportunidad puntual para compartir tiempo en un contexto diferente.
En este caso, el grupo pudo conocerse cara a cara por primera vez, hablar de proyectos que están desarrollando juntos y disfrutar, al mismo tiempo, de una estancia común en Gran Canaria.
La coordinación que no aparece en las fotografías
Cuando vemos las imágenes de un retreat, normalmente prestamos atención a los espacios, las comidas o las actividades. Sin embargo, detrás de cada una de esas escenas existe un trabajo de coordinación que no siempre se percibe.
La organización debe ser un entrelazamiento perfecto: alojamiento, transporte, coworking, comidas y las propuestas incluidas en el programa. Esto se debe a que con grupos tan grandes ya es necesaria una buena dosis de improvisación para resolver imprevistos y peticiones de último minuto, por lo que al menos la base de la organización debe ser lo más precisa posible.
Durante la estancia, permanecimos disponibles y mantuvimos el contacto con la persona de la empresa que había preparado el viaje junto a nosotros. Estuvimos presentes en los momentos más caóticos como la llegada o los rápidos intercambios entre actividades. Ese acompañamiento fue precisamente uno de los aspectos que destacó en su valoración posterior.
Esta es una de las partes esenciales de la experiencia. Una organización bien planteada no depende únicamente de que todas las reservas estén confirmadas. También necesita comunicación y seguimiento mientras el programa se está desarrollando.
El mensaje que recibimos al terminar
Al finalizar el retreat, la persona de la empresa que se había encargado de organizar el viaje con nosotros nos envió este mensaje:
“Acabo de llegar a casa en Barcelona. Quería darte las gracias por toda tu ayuda durante estos días. Nos lo pasamos muy bien y tengo que decir que todo fue perfectamente organizado. Gracias también por mantenernos siempre informados sobre el grupo y por ser tan servicial y profesional en todo momento. Tú, Christian y el resto del equipo habéis hecho un trabajo excepcional. No tenía dudas de que iba a ser un éxito, pero superó mis expectativas. Ha sido una experiencia realmente maravillosa. ¡Gracias de nuevo por todo!”
Sus palabras resumen bien el trabajo realizado durante esos días: un caso concreto que muestra cómo trabajamos y que nos ha devuelto satisfacción y orgullo.
Por qué cada retreat necesita una propuesta propia
No existen dos grupos iguales. El número de participantes, la duración de la estancia y la forma de trabajar de la empresa influyen directamente en la organización.
Antes de diseñar una propuesta, necesitamos conocer algunos aspectos básicos:
Cuántas personas participarán.
Cuánto tiempo permanecerán en la isla.
Qué espacios necesitan para trabajar.
Qué actividades quieren incorporar.
Qué ritmo desean mantener.
A partir de esa información podemos definir el alojamiento, el lugar de trabajo, las actividades y la coordinación necesaria.
Personalizar una experiencia es comprender las necesidades del equipo y construir la propuesta alrededor de ellas, no añadir planes sin límite.
Lo que aprendemos de los equipos que vienen a Gran Canaria
Este retreat también confirmó tres aspectos que tenemos en cuenta al preparar nuevas experiencias:
Todos los elementos —alojamiento, espacio profesional, actividades y comunicación— deben funcionar conectados entre sí, no como reservas independientes.
La coordinación no termina cuando llega el grupo: seguir disponibles durante la estancia también forma parte del trabajo.
Ninguna agenda es universal: el tamaño del grupo y su forma de trabajar condicionan qué actividades tienen sentido y cuáles no.
¿Estás pensando en organizar un retreat de empresa en Gran Canaria?
En Oceanworking diseñamos workations y retreats adaptados a las características de cada grupo.
Antes de preparar una propuesta, buscamos comprender cómo es el equipo, cuánto durará la estancia y qué tipo de experiencia quiere vivir.
Si estás valorando organizar un retreat de empresa en Gran Canaria, cuéntanos cuántas personas sois, cuántos días queréis permanecer en la isla y qué necesidades tenéis.
Porque detrás de un retreat hay mucho más que un alojamiento y una lista de actividades. Hay un equipo, varios días compartidos y una experiencia en la que cada parte debe encajar.
Podemos ayudarte a diseñar una propuesta adaptada al tamaño del grupo, la duración de la estancia y sus necesidades de trabajo.