Quando abbiamo iniziato a organizzare questo ritiro, avevamo davanti una sfida importante: riunire per cinque giorni un team internazionale che lavorava da remoto dal Brasile, dalla Svezia, dalla Germania e dalla Spagna.
Non si trattava solo di trovare un alloggio e prenotare qualche attività. Dovevamo coordinare un posto dove tutto il gruppo potesse stare insieme, uno spazio adatto per lavorare e un programma che si adattasse al ritmo del soggiorno.
L’esperienza si è svolta durante la prima settimana di giugno ad Agaete, a nord di Gran Canaria. Il team ha alloggiato a El Cabo Coliving e ha utilizzato lo spazio di coworking annesso alla struttura per svolgere le proprie giornate di lavoro.
Ecco il caso reale di come abbiamo collaborato con Repeople, un’azienda che offre servizi per nomadi digitali, lavoratori remoti e aziende, per organizzare un ritiro aziendale a Gran Canaria per 55 partecipanti.
Il punto di partenza: riunire un team internazionale
Anche se tutti facevano parte della stessa azienda, svolgevano la loro attività quotidiana da paesi diversi.
Nei team remoti, gran parte della comunicazione avviene tramite videochiamate, messaggi e strumenti digitali. Durante questo ritiro, i membri hanno potuto incontrarsi di persona e disporre di uno spazio da cui continuare a lavorare.
Le dimensioni del gruppo hanno influenzato gran parte dell’organizzazione. Una “workation” per pochi colleghi non richiede la stessa pianificazione di un’esperienza di queste dimensioni.
Era necessario assicurarsi che gli spazi rispondessero alle esigenze professionali del team e che le diverse parti del programma potessero svolgersi in modo coordinato.
Agaete come base dell’esperienza
Il team ha alloggiato a El Cabo Coliving e ha lavorato dal coworking situato ad Agaete e collegato alla struttura ricettiva.
La scelta di entrambi i luoghi era particolarmente importante. L’alloggio doveva soddisfare le esigenze del gruppo, mentre lo spazio di coworking doveva offrire le condizioni necessarie per tenere riunioni e presentazioni.
Agaete è diventata così la base dell’esperienza. Da lì, i partecipanti potevano conoscersi al di fuori della loro attività professionale, confrontarsi e mettersi d’accordo sui progetti aziendali e partecipare alle proposte incluse nel programma.
Per noi, lo spazio di lavoro non è un elemento secondario in una workation o in un ritiro. Una destinazione può essere molto attraente, ma deve anche permettere alle persone di svolgere la propria giornata in tutta comodità.
La connessione, l’ambiente di lavoro e la possibilità di tenere riunioni devono essere prese in considerazione fin dall’inizio. In questo modo, il cambio di scenario può integrarsi nell’esperienza senza ostacolare gli obiettivi del team.
Un programma che va oltre il coworking
Il ritiro prevedeva anche quattro attività:
Una visita con degustazione in una tenuta.
Un’attività di padel.
Uno show cooking di paella.
Una festa in una tenuta della zona.
La visita con degustazione ha permesso al gruppo di scoprire uno dei luoghi della zona. Il padel ha aggiunto un’attività sportiva, mentre lo showcooking e la festa hanno offerto momenti di condivisione al di fuori del contesto professionale.
Il programma combinava così lavoro, gastronomia, sport ed esperienze legate alla destinazione.
Non tutte le aziende hanno bisogno dello stesso tipo di programma. Le attività devono avere un senso rispetto alla durata del soggiorno e alle caratteristiche del gruppo, invece di essere aggiunte solo per riempire il programma.
Cosa può succedere al di fuori di una videochiamata
Durante una normale giornata di lavoro da remoto, le conversazioni di solito hanno un obiettivo preciso. Si organizza una riunione, si esamina un progetto o si porta a termine un compito. Una volta finito, ognuno torna al proprio spazio.
Quando ci si incontra di persona per diversi giorni, ci sono anche momenti al di fuori di quelle riunioni programmate: pranzi, spostamenti, attività e chiacchierate informali.
Questo non sostituisce il lavoro da remoto, né implica che tutti i team debbano stare insieme costantemente. È semplicemente un’occasione occasionale per passare del tempo insieme in un contesto diverso.
In questo caso, il gruppo ha potuto conoscersi di persona per la prima volta, parlare dei progetti che stanno sviluppando insieme e godersi, allo stesso tempo, un soggiorno in compagnia a Gran Canaria.
Il lavoro di coordinamento che non si vede nelle foto
Quando guardiamo le immagini di un ritiro, di solito prestiamo attenzione agli spazi, ai pasti o alle attività. Tuttavia, dietro ognuna di queste scene c’è un lavoro di coordinamento che non sempre si nota.
L’organizzazione deve essere un intreccio perfetto: alloggio, trasporti, coworking, pasti e le attività incluse nel programma. Questo perché con gruppi così grandi serve già una buona dose di improvvisazione per risolvere imprevisti e richieste dell’ultimo minuto, quindi almeno la base dell’organizzazione deve essere il più precisa possibile.
Durante il soggiorno, siamo rimasti a disposizione e abbiamo mantenuto i contatti con la persona dell’azienda che aveva preparato il viaggio insieme a noi. Eravamo presenti nei momenti più caotici, come l’arrivo o i rapidi passaggi da un’attività all’altra. Proprio questo accompagnamento è stato uno degli aspetti che hanno spiccato nella loro valutazione finale.
Questa è una delle parti essenziali dell’esperienza. Un’organizzazione ben pianificata non dipende solo dal fatto che tutte le prenotazioni siano confermate. Richiede anche comunicazione e monitoraggio mentre il programma è in corso.
Il messaggio che abbiamo ricevuto al termine
Al termine del ritiro, il responsabile dell’azienda che si era occupato di organizzare il viaggio insieme a noi ci ha inviato questo messaggio:
“Sono appena tornato a casa a Barcellona. Volevo ringraziarti per tutto il tuo aiuto in questi giorni. Ci siamo divertiti tantissimo e devo dire che tutto è stato organizzato alla perfezione. Grazie anche per averci tenuti sempre aggiornati sul gruppo e per essere stato così disponibile e professionale in ogni momento. Tu, Christian e il resto del team avete fatto un lavoro eccezionale. Non avevo dubbi che sarebbe stato un successo, ma ha superato le mie aspettative. È stata un’esperienza davvero meravigliosa. Grazie ancora di tutto!”
Le sue parole riassumono bene il lavoro svolto in quei giorni: un caso concreto che mostra come lavoriamo e che ci ha regalato soddisfazione e orgoglio.
Perché ogni ritiro ha bisogno di una proposta su misura
Non esistono due gruppi uguali. Il numero di partecipanti, la durata del soggiorno e il modo di lavorare dell’azienda influenzano direttamente l’organizzazione.
Prima di elaborare una proposta, dobbiamo conoscere alcuni aspetti fondamentali:
Quante persone parteciperanno.
Per quanto tempo rimarranno sull’isola.
Di quali spazi hanno bisogno per lavorare.
Quali attività vogliono includere.
Che ritmo vogliono mantenere.
Partendo da queste informazioni possiamo definire l’alloggio, il luogo di lavoro, le attività e il coordinamento necessario.
Personalizzare un’esperienza significa capire le esigenze del team e costruire la proposta attorno a esse, non aggiungere programmi a non finire.
Cosa impariamo dai team che vengono a Gran Canaria
Questo ritiro ha confermato anche tre aspetti che teniamo in considerazione quando prepariamo nuove esperienze:
Tutti gli elementi — alloggio, spazio di lavoro, attività e comunicazione — devono funzionare in modo integrato tra loro, non come prenotazioni separate.
Il coordinamento non finisce quando arriva il gruppo: rimanere a disposizione durante il soggiorno fa parte del lavoro.
Non esiste un programma universale: le dimensioni del gruppo e il suo modo di lavorare determinano quali attività hanno senso e quali no.
Stai pensando di organizzare un ritiro aziendale a Gran Canaria?
Noi di Oceanworking progettiamo workation e ritiri su misura per le caratteristiche di ogni gruppo.
Prima di preparare una proposta, cerchiamo di capire com’è il team, quanto durerà il soggiorno e che tipo di esperienza vuole vivere.
Se stai valutando di organizzare un ritiro aziendale a Gran Canaria, dicci quante persone siete, quanti giorni volete rimanere sull’isola e quali sono le vostre esigenze.
Perché dietro a un ritiro c’è molto di più di un alloggio e di una lista di attività. C’è un team, diversi giorni da condividere e un’esperienza in cui ogni parte deve trovare il suo posto.
Possiamo aiutarti a progettare una proposta su misura in base alle dimensioni del gruppo, alla durata del soggiorno e alle vostre esigenze lavorative.